ДЕЛОВАЯ E-MAIL ПЕРЕПИСКА. ПЯТЬ ПРАВИЛ УСПЕХА. Часть V

Деловая e-mail переписка1

Правило успеха № 3. Знать и грамотно использовать инструменты выразительности и убедительности

Содержание и порядок его подачи в убеждающем письме

Для того чтобы ваше письмо звучало убедительно для вашего адресата, в нем обязательно должны быть три смысловых компонента.

1. Четкое сообщение о том, что вы предлагаете.

2. Информация о том, какую пользу получит адресат от вашего предложения (какие проблемы сможет решить).

3. Аргументы в доказательство ключевых положений вашего письма.

Посмотрите, именно эти компоненты придают смысловой весомости второму письму.

Таблица 2. Реализация смысловых компонентов в письме

Содержание и порядок его подачи в убеждающем письме

Для того чтобы аргументы и другие положения вашего письма хорошо воспринимались адресатом, обратите внимание на следующее.

Практика успешных случаев утверждает, что при подаче тезисов и аргументов обязательно следует учитывать их количество и последовательность расположения.

• Количество аргументов должно быть не менее трех, но не более семи. Восьмой аргумент «ЗА» может стать первым аргументом «ПРОТИВ».

• Предпочтительная последовательность расположения аргументов должна учитывать особенности восприятия человеком информации.

Человек обычно сосредотачивается на фактах, которые были в начале и в конце последовательности. Поэтому аргументы лучше располагать так (рис. 9).

1-Содержание и порядок его подачи в убеждающем письме

Наряду с содержанием письма на силу и степень убедительности влияет также форма, или стиль письма.

Если мы еще раз посмотрим на второе, убеждающее, письмо и попробуем выделить особенности формы подачи информации, то без труда заметим, что в нем активно используются элементы, которые можно назвать «фишками» (по причине их разнородности и определенной несамостоятельности):

• цифры, имена, конкретные ссылки;

• повышенное внимание к личности адресата (неоднократное обращение по имени, указание на исключительность адресата);

• доверительный стиль (выражение личного мнения; использование слов «я», «мы» вместо «наша компания»; употребление эмоционально окрашенной, эмоциональнопозитивной лексики);

• информация об имеющемся позитивном опыте.

Эти моменты не обладают самостоятельной значимостью. Но благодаря их использованию возникает особое звучание письма, обладающее ощутимой силой

Фишка первая. Конкретика

Информация по конкретной ситуации:

• цифры;

• даты;

• имена;

• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

Любое деловое предложение, содержащее конкретную информацию, звучит более убедительно, чем письмо с общими описаниями и фразами.

Сравните:

Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха.
2-«Фишки», повышающие убедительность

Используйте конкретную информацию – этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению!

Фишка вторая. Внимание к личности адресата

• Обращение к адресату по имени.

• Указание на исключительность адресата.

Обращение к адресату по имени

Любое деловое письмо, начинающееся с персонального обращения, звучит более выигрышно, чем письмо без персонального обращения!

Сравните:

1-Фишка вторая. Внимание к личности адресата

Повторное обращение к адресату по имени в тексте письма влияет на лояльность адресата и активизирует внимание.

Сравните:

2-Фишка вторая. Внимание к личности адресата

Указание на исключительность адресата

Указывая в письме на исключительность адресата, мы демонстрируем нашу осведомленность и внимание. И этим косвенно влияем на степень лояльности и доверия к нам и нашему предложению.

Сравните:

3-Фишка вторая. Внимание к личности адресата

Проявляйте искреннее внимание к вашему адресату, транслируйте вашу заинтересованность в нем и осведомленность о его деловых интересах.

Фишка третья. Стиль письма

• Первое лицо (я, мы).

• Действительный залог.

• Позитивная лексика.

• Эмоционально окрашенная лексика.

Первое лицо (я, мы)

Письмо – деловое предложение, написанное от первого лица (я, мы), звучит более доверительно и эмоционально, чем письмо, написанное «компанией».

Сравните:

Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха.

Действительный залог

Прежде чем проиллюстрировать влияние действительного залога на степень выразительности делового предложения, поясню: речь идет о глаголах. В русском языке у глагола есть две формы залога.

1. Действительный (или активный).

2. Страдательный (пассивный).

Об одном и том же действии можно написать по-разному.

Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха.

Страдательный залог придает тексту более официальный, дистанцированный, обезличенный характер. И поэтому чаще используется в переписке, где важно соблюдать формализованный, официальный стиль общения.

Действительный залог обладает большей живостью, динамикой и конкретикой. Он придает деловой информации некий доверительный оттенок и косвенно влияет на выразительность письма.

Сравните:

Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха.
Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха.

Позитивная эмоционально окрашенная лексика

Деловая переписка априори предполагает оперирование безэмоциональной, фактической информацией. И поэтому дозированное и уместное использование эмоционально окрашенной лексики может стать дополнительным инструментом работы с вниманием адресата, его эмоциями и степенью интереса к нашей информации.

При этом следует иметь в виду, что эмоции и чувства в деловом письме не должны превалировать над главным содержанием письма.

Фишка четвертая. Экспертное мнение, экспертный совет

Большинство людей, находясь в ситуации выбора, склонны прислушиваться к мнению экспертов: позитивная оценка знающего и опытного человека придает уверенности, служит своего рода гарантией надежности и правильного решения. Используйте в своих деловых предложениях варианты фраз, приведенных ниже.

«Как человек, не первый год работающий в этой сфере, с уверенностью могу Вам порекомендовать именно этот вид…»

«По опыту работы с этой программой могу сказать, что это один из лучших…»

«Поверьте моему опыту…»

«Мой профессиональный опыт позволяет мне с уверенностью посоветовать вам…»

Внимание! Используя этот сильный инструмент, будьте правдивы!

Фишка пятая. Указание на имеющийся позитивный опыт

Достаточно часто, находясь в ситуации выбора, человек нуждается в информации о том, что кто-то такой выбор уже делал и получил хорошие результаты. Это также следует учитывать и применять в своих деловых предложениях.

Посмотрите на варианты использования этого приема в отрывках из писем.

Из письма-предложения о сотрудничестве с журналом: «В качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду».

Из письма-предложения о сотрудничестве в вопросах интернет-рекламы: «Мы вели размещение рекламных компаний таких клиентов, как P&G, Берлин-Хеми, Bayer, так что в успешности размещения Вы можете быть уверены».

Из письма-предложения о разработке рекламной кампании: «В числе наших клиентов: Sony Ericsson, Google, Emirates, JTI».

Говорите в письмах об опыте вашего успешного сотрудничества, о положительных результатах применения вашего продукта/услуги/сервиса. Этим вы повысите степень доверия к вашему предложению.

Фразы типа «большое количество позитивных отзывов», «многолетняя практика» будут звучать убедительно, если к ним добавить конкретные цифры.

Фишка шестая. «Язык пользы»

Получая деловые предложения, любой адресат ищет в них прежде всего ответ на вопрос: «Какую пользу я от этого получу?» И чем быстрее получает такой ответ, тем лояльнее становится к восприятию дальнейшей информации.

Поэтому если ваша цель – пригласить к сотрудничеству, или убедить в необходимости предпринять какие-то действия, или склонить к принятию определенного решения – используйте в письме «язык пользы».

Например:

«Для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным».

«Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников Ваших тренингов».

«Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым нашим партнерам) размещать на нашем сайте рекламу программ Вашей тренинговой компании. Это позволит Вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о Ваших программах большему числу Ваших потенциальных клиентов».

Из письма-предложения руководителю провести обучающие семинары по информационным технологиям для владельцев малого бизнеса.

1-Фишка шестая. «Язык пользы»
2-Фишка шестая. «Язык пользы»

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

Варианты фраз-анонсов в начале делового предложения:

Для того чтобы Вам было легче принять решение, расскажу…

• Для того чтобы Вы оценили, чем мы можем быть Вам полезными…

• Для того чтобы Вам было легче разобраться в наших видах вкладов…

• Для того чтобы у Вас было представление о спектре наших услуг, коротко расскажу…

• Для того чтобы Вы располагали информацией для принятия решения, коротко сообщу…

Фразы-клише при рассказе о конкретных свойствах/особенностях продуктов/услуг/сервиса:

Это позволит вам…

• Это дает Вам возможность…

• то есть Вы можете…

• то есть Вы получаете…

• таким образом Вы сэкономите…

Итак, назовем полный арсенал «фишек», позволяющих сделать письмо выразительным.

1. Конкретика:

• цифры;

• даты;

• имена;

• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

2. Внимание к личности адресата («личный план»)

• обращение к адресату по имени;

• указание на исключительность адресата.

3. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, экспертный совет.

5. Указание на имеющийся позитивный опыт.

6. «Язык пользы».

А теперь, пожалуйста, опознайте эти инструменты в отрывках уже знакомого вам письма.

Отрывок № 1.

Здравствуйте, Тамара!

Это Виктор Иванов. Я звонил и предлагал Вам выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Новости для вузов». Спасибо Вам за приятное общение и за предварительное согласие ознакомиться с моим предложением более подробно!

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (имя, название).

2. Внимание к личности адресата:

• обращение к адресату по имени;

• указание на исключительность адресата.

3. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

Отрывок № 2.

Тамара, для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем оно может быть Вам полезным.

1. Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников Ваших тренингов.

Наш журнал имеет внушительную аудиторию (наш подписной тираж 30 тыс. экз.). Электронная версия журнала (www.VUZ…) имеет 2200 подписчиков. Ежедневная посещаемость сайта журнала – 7000 пользователей. Поверьте, это очень хороший ресурс для продвижения Ваших программ. Наша аудитория – выпускники, а также молодежь в возрасте от 18 до 25 лет. По отзывам экспертов, уже сотрудничающих с нами (ниже я перечисляю имена), наше взаимодействие дает хороший имиджевый эффект и повышает степень интереса аудитории к именам и программам экспертов.

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (цифры, названия).

2. Внимание к личности адресата:

• обращение к адресату по имени.

3. Стиль письма

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, экспертный совет автора письма.

5. Указание на имеющийся позитивный опыт.

6. «Язык пользы».

Отрывок № 3

Уверен, что Вы по достоинству оцените тот факт, что в качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду.

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (имена).

2. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

3. Указание на имеющийся позитивный опыт.

4. «Язык пользы».

Для того чтобы информация о том, как написать убеждающее письмо, выстроилась перед вами в единое целое, я предлагаю вам взглянуть на картинку ниже (рис. 10), а после – посмотреть на письмо, написанное по ее логике.

3-Фишка шестая. «Язык пользы»

Рис. 10. Смысловые компоненты письма – делового/коммерческого предложения

4-Фишка шестая. «Язык пользы»
5-Фишка шестая. «Язык пользы»
6-Фишка шестая. «Язык пользы»

Советы по написанию убеждающего делового письма

1. Помните о цели: не только проинформировать, но убедить!

2. Четко формулируйте суть вашего предложения.

3. Продумывайте аргументацию. Убеждать могут разные вещи: ваш успешный опыт, опыт и уверенность эксперта, конкретные факты и имена.

4. Грамотно работайте с количеством и порядком подачи аргументов: не менее трех, не более семи. Самые сильные – в начале и в конце.

5. Давайте в основной части только ту информацию, которая необходима на данном этапе. Не помещайте факты «на всякий случай». Помните об объеме письма!

6. Оформляйте текст письма графически: абзацы, нумерация, заголовки.

7. Демонстрируйте ваше знание и понимание бизнеса и потребностей адресата.

8. Сделайте «язык пользы» основным языком вашего делового предложения.

9. Используйте в дозированном количестве эмоциональную и позитивную лексику.

10. В финале письма вежливо, но предельно четко сообщайте о действиях, которых вы ждете от адресата в ответ на ваше письмо.

Мой уважаемый читатель! Большая часть нашего разговора об успешности делового письма уже состоялась. Основные правила, которым необходимо следовать для того, чтобы быть успешными в ежедневной деловой переписке, прозвучали. Мне будет приятно, если вы нашли для себя полезную информацию о принципах деловой переписки; о том, как писать легкие для восприятия письма, и о том, как создавать выразительные и убеждающие письма.

И было бы просто здорово, если бы этого инструмента было достаточно и наше общение с адресатами по электронной почте ограничивалось бы рассмотренными ситуациями.

Но, к сожалению или к счастью, в нашей деловой реальности существуют еще и «трудные» ситуации и «трудные» письма. О них – следующая глава.

Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха. Часть I
Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха. Часть II
Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха. Часть III
Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха. Часть IV
Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха. Часть V
Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха. Часть VI

Источник — Тамара Воротынцева, Олег Власов, Издательство «Питер». Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*

Проверка комментариев включена. Прежде чем Ваши комментарии будут опубликованы пройдет какое-то время.